【Excel】表を折りたたんで見せる方法 — 小計とグループ化で明細と合計を切り替える

会議では合計だけ見せたいけれど、明細を消すわけにはいかない。そんなとき、合計版と明細版のファイルを2つ作っていませんか。

この記事では、1つの表のまま、明細を折りたたんで合計だけを見せる方法を紹介します。使うのは「小計」と「グループ化」という標準の機能です。関数を自分で書く必要はありません。

この記事で分かること

小計機能で、支店ごとの合計行と折りたたみを一度に作る方法
左上の「1 2 3」と左端の「＋／−」で、表示を切り替える方法
列を自分でグループ化して折りたたむ方法
折りたたんだ合計だけを、別のシートに貼る方法
ピボットテーブルの折りたたみとの使い分け

完成形はこうなります。

完成形。支店ごとの集計行と総計だけが表示され、左端に「＋」、左上に「1 2 3」のボタンが出ている

明細の12行は消えていません。隠れているだけで、「＋」を押せばいつでも開けます。

どんな場面で使うか

支店別・部署別の売上一覧を、会議では合計だけ見せたい
明細と小計が混ざった報告資料で、聞かれたところだけ明細を開きたい
「合計版」と「明細版」のファイルを毎月作り分けている

基本説明

サンプルファイル（記事末尾）の「売上明細」シートを使います。

「売上明細」シート（A1:D13）。支店・日付・担当者・売上金額の4列に12件

支店・日付・担当者・売上金額の4列に12件です。支店の順（東京→大阪→名古屋）に並んでいます。

折りたたみは「アウトライン」という機能

行や列をまとめて隠したり開いたりする仕組みを、Excelではアウトラインと呼びます。作り方は2つあります。

作り方	何をするか	向いている表
小計（「データ」タブ →「小計」）	合計行を挿入し、グループも自動で作る	合計行の無い一覧（このサンプル）
グループ化（「データ」タブ →「グループ化」）	選んだ行・列をグループにするだけ	合計行・合計列がすでにある表

合計行の無い一覧なら、小計を使うと1回の操作で済みます。

ピボットテーブルの折りたたみとの違い

ピボットテーブルにも「＋／−」で開閉する機能があります。折りたたむ対象が違います。

	アウトライン（小計・グループ化）	ピボットテーブル
折りたたむもの	元の表の行・列	別の場所に作った集計表
元の表	小計を使うと行が挿入される	変わらない
向いている使い方	表の見た目のまま、明細を隠す	支店別・月別など、集計の切り口を入れ替える

元の表の形のまま見せたいならアウトライン、切り口を何度も変えたいならピボットテーブルが向いています。

手順

ここからは「売上明細」シートで操作します。

ステップ1 小計で支店ごとの合計を入れる

小計は、グループにしたい列で並べ替えてから使います。サンプルは支店の順に並んでいるので、このまま進めます。

「売上明細」シートの A1 を選ぶ
「データ」タブ →「小計」を開く
「グループの基準」で「支店」を選ぶ
「集計の方法」で「合計」を選ぶ
「集計するフィールド」で「売上金額」だけにチェックを入れる
「OK」を押す

「集計の設定」ダイアログ。グループの基準が「支店」、集計の方法が「合計」、集計するフィールドは「売上金額」だけにチェック

支店が変わるところに集計行が入り、最後に総計の行が入ります。

小計を入れた直後。7・12・16行目に支店の集計行、17行目に総計。D7を選択し、数式バーに =SUBTOTAL(9,D2:D6)

東京の集計は 670,000、大阪は 402,000、名古屋は 324,000、総計は 1,396,000 です。

集計行には次の数式が入っています。

=SUBTOTAL(9,D2:D6)

9は「合計」の意味です。SUBTOTAL関数の番号の一覧はSUBTOTAL関数の記事にあります。

小計を使うと、元の表に行が増えます。元の形でも残したい表は、シートをコピーしてから小計を使ってください。

ステップ2 「1 2 3」で表示を切り替える

左上に出た「1」「2」「3」のボタンで、どこまで見せるかを切り替えます。

「1」… 総計だけ
「2」… 支店ごとの集計と総計
「3」… 明細もすべて

「1」を押すと、総計の1行だけになります。

「1」を押した状態。見出しと17行目の総計だけが表示されている

「2」を押すと、冒頭の完成形と同じ表示になります。

ステップ3 1つの支店だけ明細を開く

「2」を押して、集計行だけの表示にする
12行目「大阪集計」の左にある「＋」を押す

大阪だけ開いた状態。8〜11行目の大阪の4件が表示され、東京・名古屋は集計行だけ

大阪の4件だけが表示されます。確かめたら、同じ位置の「−」を押して閉じておきます。

ステップ4 列を自分でグループ化する

日付と担当者の列も、会議では要らないことがあります。列は自分でグループにします。

列番号の B から C までをドラッグして、B列とC列を選ぶ
「データ」タブ →「グループ化」を押す
列番号の上に出た「−」を押す

B列とC列を折りたたんだ状態。支店と売上金額だけの表になり、列番号の上に「＋」が出ている

B列とC列が隠れ、支店と売上金額だけの表になります。

行も同じ手順でグループにできます。行番号をドラッグして選び、「グループ化」を押します。ショートカットは Shift+Alt+→ で、解除は Shift+Alt+← です。

例：合計だけを別のシートに貼る

折りたたんだ表をそのままコピーすると、隠れている明細の行も一緒に貼られます。見えているセルだけを選んでからコピーします。

ステップ4でB列とC列を折りたたんだままの状態から始めます。折りたたんでいない場合は、日付と担当者の列も含めた4列で貼られます。見えている列だけが貼られるためです。

行番号の左上にある「1 2 3」のうち「2」を押して、集計行だけの表示にする（列の「1 2」ではなく、行の「1 2 3」のほうです）
「売上明細」シートの A1:D17 を選ぶ
「ホーム」タブ →「検索と選択」→「条件を選択してジャンプ」を開く
「可視セル」を選んで「OK」を押す
Ctrl+C を押す
「報告用」シートの A1 を選ぶ
「ホーム」タブ →「貼り付け」の ▼ →「値と数値の書式」を押す

手順3〜4は、Alt+; （セミコロン）でも同じです。ショートカットはショートカット集の記事にまとめています。

「報告用」シート（A1:B5）。見出しと3支店の集計行、総計の5行だけが貼られている

支店ごとの集計3行と総計だけが、B列とC列を折りたたんだままなら2列の表で貼られます。「値と数値の書式」を選ぶと、数式ではなく見えている数字がカンマ付きで貼られます。

よくあるエラー

「小計」が灰色で押せない

原因: 多くの場合、表がテーブルになっています。テーブルでは小計を使えません。表内のセルを選んで「テーブルデザイン」（または「デザイン」）タブが出ていれば、これが原因です。タブが出ないのに灰色のときは、シートの保護や、複数のシートを同時に選んでいる状態（作業グループ）も確かめてください。

直し方: テーブル内のセルを選び、「テーブルデザイン」（または「デザイン」）タブ →「範囲に変換」を押してから小計を使います。テーブルと普通の表の違いはテーブル機能の記事で解説しています。

同じ支店の集計行が何度も出る

原因: 支店の順に並べ替えていません。小計は、上の行と値が変わるたびに集計行を入れます。

直し方: 「データ」タブ →「小計」→「すべて削除」で元に戻します。支店の列で並べ替えてから、小計をやり直します。

やり直したら集計行が二重になった

原因: 「現在の小計をすべて置き換える」のチェックを外して実行しています。前の集計行が残ったまま、新しい集計行が足されます。

直し方: 「すべて削除」で消してから、チェックを入れたまま実行します。

自分で足した合計が2倍になる

原因: 集計行を含む範囲を SUM で足しています。=SUM(D2:D16) は明細と支店の集計行の両方を足すので、2,792,000 になります。

直し方: SUBTOTAL で足します。範囲の中にある SUBTOTAL の結果は数えないので、次の数式は 1,396,000 になります。

=SUBTOTAL(9,D2:D16)

「1 2 3」や「＋／−」が見えない

原因: アウトライン記号が非表示になっています。

直し方: Ctrl+8 を押すと、表示と非表示が切り替わります。

まとめ

合計行の無い一覧は「小計」で、合計行と折りたたみを一度に作る。先にグループの列で並べ替える
左上の「1 2 3」で表示の深さを、左端の「＋／−」で1グループずつ開閉を切り替える
合計行がある表や、見せない列は「グループ化」で自分でまとめる
合計だけを渡すときは、可視セルを選んでから「値と数値の書式」で貼る
元に戻すときは「データ」タブ →「小計」→「すべて削除」

まずはサンプルの「売上明細」シートで小計を入れ、「1 2 3」を押し比べてみてください。

サンプルファイル

記事中で使用しているサンプルデータはこちらからダウンロードできます。

excel-group-outline-sample.xlsx